全面提升学校档案工作规范化水平

    天水市一中办学时间长，是全省重点中学，办学水平和教学质量始终名列全省前茅，先后荣获多项国家级和省级教育教学管理殊荣。多年来，学校档案管理工作始终坚持“维护历史完整，弘扬一中文化”这一主线，认真贯彻落实档案法律法规，紧紧围绕教育教学和管理服务两个中心，强化组织领导，完善制度建设，提高档案综合管理和开发利用水平，使学校档案工作逐步实现了规范化、标准化和信息化。2015年底，成功晋升为档案工作规范化管理“省一级单位”。
    一、健全领导机构，为加强档案工作提供坚强组织保障
    我校党政领导十分重视档案工作，认识到创建省一级档案室工作不仅有利于提高档案科学化管理水平，而且能更好地服务于学校工作和领导决策，为此，把加强档案工作作为全校工作的重要任务之一。2015年初，就明确把创建省一级档案室作为全校基础管理工作的重点，将其列入议事日程，纳入办公室职能目标任务年度考核。为了加强档案工作，成立了由党委书记任组长，校长和纪委书记任副组长，各处室负责人为成员的档案管理工作领导小组，负责统一领导和组织学校的档案收集整理。领导小组多次听取汇报，经常督促检查，布置各项目标任务，协调解决人员、经费等问题，确保按时高效完成档案室省级创建目标。在人员十分紧张的情况下，学校专门挑选了10名具有综合素质好、服务意识强的同志组成工作小组，专门负责档案整理、收集、编码以及相关档案的查缺补漏工作，经过8个月努力，全面完成了1986年――2014年档案的整理和建档工作。
    二、强化制度建设，促进档案管理工作步入规范化
    为了把我校档案室规范化建设工作搞得细致、扎实，召开了全校中层干部动员大会和专题培训会，认真学习《档案法》、《甘肃省档案工作规范化管理标准》和相关档案法律法规，明确档案工作规范化建设的目的和意义。学校先后组织人员参加了两次由市档案局组织的档案培训活动，并赴清水县等市内几家单位实地考察，学习借鉴档案管理工作经验，提高档案人员的专业知识水平和相关理论素养。结合档案工作有关要求，制定完善了档案工作管理制度，建立了《档案室职责》、《档案室工作人员岗位责任制》、《档案室查借阅制度》和《计算机管理制度》等学校档案室管理制度，为加强档案工作提供制度保障。
    三、坚持真抓实干，全力落实创建工作各项任务
    在创建省一级档案室的过程中，先后多次邀请市档案局业务骨干上门指导，协助我们完善档案分类标准，改进工作方式方法，并就归档程序进行详细讲解，结合我校档案工作实际，紧盯薄弱环节，做好补充完善。一是加快档案数字化管理，将2000年以来库存文书档案全部数据录入，实现了所有数据一式三套备份管理；二是加强档案规范化建设，将文书档案、学籍档案、财会档案、声像档案、基建档案、荣誉档案严格按照归档分类标准进行统一完善，并全部进行计算机著录；三是注重学籍档案和照片档案的收集，力求全方位反映学校师生的精神风貌；四是在档案的整理补充过程中，严格按照新标准逐项检查、逐项规范，查漏补缺，极力维护档案的完整。在为期8个月的档案收集整理中，为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，坚持标准化作业，做到统一装具、统一标准，按档案分类规范标准分类、编目，严格按归档范围、保管期限，对照每份文件，及时入库上架，保证了档案的管理质量，提高了检索速率。经过整理，共形成各类档案4758卷（件、册），其中，文书档案3831件，基建档案131卷，会计档案158卷，教学档案540卷，照片档案12卷，光盘13张，磁带12张，荣誉档案249件，以及学校发展的重要资料，真实地记载反映了我校的历史发展全貌。
    四、完善设施设备，助推档案管理水平全面提升
    为了进一步加强基础设施建设，达到新标准要求，我们从新建综合教学楼伊始，就规划了总面积达140平方米的档案室，内设荣誉室、查阅室和库房，实现了“三室”统一。2015年，在学校资金十分紧张的情况下，投入近15万元给档案室购置了密集架、数码相机、复印机、打印机、扫描仪、移动硬盘和高配置计算机等硬件设施设备，办公室每位工作人员配置了专用U盘，全面实现电子文档一体化管理。按照档案管理需要，专门配置了档案管理人员1名，组织力量编制了“全宗介绍”、“机关荣誉一览表”、“组织机构沿革”及各类档案目录检索工具，使学校档案室成为学校文化建设的“大金矿”。
    通过创建省一级档案室，不仅促进我校档案管理工作，而且帮助提升了全校基础管理工作水平。在创建过程中，我们还存在声像档案较少、档案信息资源开发利用薄弱等问题，下一步，我们将以创建档案规范化管理“省特级单位”为目标，加强档案收集整理，丰富档案资源，抓好开发利用，加快档案数字化步伐，不断提高档案室规范化管理水平，在服务学校全面建设中发挥更大作用。