第7期

（总第45期）

天水市档案局主办                       2014年7月7日

 

【按】

6月26日，天水市档案局在秦安县召开了全市档案规范化建设现场会。现将天水市档案局局长陈世平在会议上的讲话和秦安县档案规范化建设及秦安县王尹乡人民政府创建档案规范化管理省特级的经验予以印发，请各县区认真贯彻会议精神，结合自身实际，借鉴秦安县在档案规范化建设中好的做法和好经验，取长补短，努力提高档案规范化建设水平。

 

 

 

 

 

 

 

在全市档案规范化建设现场会上的讲话

市档案局党支部书记、局（馆）长    陈世平

 

一、全市档案规范化建设的基本情况

自2008年《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》出台以来，全市档案部门经过上下持续努力，截止去年底，全市共创建档案工作规范化管理省特级14个、省一级38个，其中县区共创建省特级9个，省一级31个，一些工作滞后的县区追赶步伐明显加快，如清水县去年实现了省特级创建零的突破。秦安县在省级规范化管理创建上一直处于领先地位，创建数量达到了9个，占县区数的1／4。涌现出了象秦安县地税局、王尹乡政府等硬件设施优、规范化管理程度高、利用功能全、档案文化特色鲜明的档案规范化管理单位，起到了很好的示范带动效应。不仅在全市树立了典型，而且在全省具有一定的影响，有力提升了全市档案工作规范化管理的水平。

二、全市档案规范化建设中存在的问题

一是工作进展不平衡。7个县区都创建了省一级，但省特级单位的创建普遍较少，有的县区还没有创建省特级单位；县直部门普遍好于乡镇机关、垂直管理部门好于县管部门，公检法及涉及民生的单位好于其他单位。二是后续管理不到位。主要是存在着重达标创建，轻后续提升工作，省一级档案室创建起点不高，导致晋升省特级的后劲不足、动力不够。三是点面用力不均衡。主要是把过多的精力、人力投在了抓创建上，对面上其他单位档案规范化指导监督上有所松劲。有些县区还有一半以上乡镇档案未进行整理归档，有的县直部门规范建档的面不足30%。四是业务指导不规范。由于部分档案业务人员在指导建档上有着规出多门、不太一致的现象，影响了档案规范化管理水平。

三、今后推进档案规范化建设的要求

今后推进档案规范化建设的总体要求是：要精通业务政策，严把规范标准，坚持抓点示范，消除工作死角，不断夯实工作基础。具体来说，要从四个方面下功夫：

第一，要在提升业务基本功上下功夫。档案人员，首先，要善学真懂，精通业务。要以国家档案局8、9、10号令、甘肃省档案条例为总纲和指南，规范学习内容，全面深化业务学习；其次，要学习交流、借鉴提高。要打破封闭保守的传统观念，多走出去看看，多学习借鉴兄弟县区、发达地区，先进单位的做法与经验，同行之间多交流，多互动，取别人之长，补自己的短板；再次，要注重实践，多创经验。要坚持在学中干、干中学，以用促学。尤其在业务政策的把握，在规范标准的执行上，要有严肃的态度，坚持严的标准，防止打折扣，搞变通。同时，要注意总结实践经验，探索既符合规范要求、又利于节约建档成本的工作方法，不断提高业务指导效率。

第二、要在创新工作方法上下功夫。一是要健全业务工作监督指导机制。各县区档案部门都要建立业务指导情况反馈制度、整改督查制度、定期通报制度。要理直气壮地依法履行监督管理职能，加大督促力度，逐步形成依法推动档案规范化建设的良好格局。二是要摸清底数、消除死角。对一些机关、乡镇至今档案未整理、管理不规范的问题，各个县区都 要高度重视，下大力气清理历史欠帐、消除工作死角。力争用1―2年的时间解决一些单位积年档案未整理的问题，真正把底数摸清、把底子做实、把基础打牢。三是要坚持不懈地抓好示范创建工作。各县区要制定档案规范化管理省级示范单位创建规划，做到每年达标一批、培育一批、晋升一批。档案部门在推动创建上要做到不缺位、不越位、不错位，确保创建的高质量。四是要围绕中心把握时机抓好规范建档工作。要紧盯党委、政府中心工作和重大政策走向，不失时机地做好规范建档工作。重点做好党的群众路线教育、土地确权、双联工作、重要节会节庆等的档案工作，确保应收尽收、应建尽建，文件资料归档齐全完整、建档规范。

第三，要在培养专业队伍上下功夫。一是要强化对档案领导干部的培训。各级档案部门主要负责人，既要抓好全盘工作，也要把主要精力放在学业务、抓业务上，努力成为精通档案业务的行家里手，提高领导业务工作的能力和水平。二是要强化岗位培训。要积极组织各单位档案员参加省局组织的业务培训，不断强化岗位培训，特别是创建省特级示范单位的档案员必须要取得岗位资格证书。要从实际出发，突出培训的针对性和时效性，搞好以会代训、现场辅导、专题讲座等短平快的培训活动，不断提高培训效果。三是做好传帮带工作。去年以来，在县区党政关心支持下，一些县档案局人员队伍结构优化步伐加快，新进人员较多，要注意将这些新的工作力量及时调配到业务指导岗位、安排参加岗位培训，在单位内部通过结对培训、拜师学艺、手把手指导等多种方式搞好传帮带工作，使他们尽快进入角色，形成老中青搭配合理，具有梯次结构的业务指导队伍。

第四，要在营造良好环境上下功夫。一是要加强舆论宣传。要善于利用电视、网络、报刊等新闻媒体，开展档案法律法规、档案文化和档案知识的宣传，适时开展走进档案系列活动，如档案进课堂、进社区、进机关、进企业活动。当前要着力抓好中办发15号文件的学习、贯彻、宣传工作。要组织好档案知识竞赛活动。通过有效宣传不断扩大档案工作的影响力。二是要抓好先进典型的宣传。应该说这些年我们培育、树立了不少档案工作的先进典型，50多个省级示范单位中就有不少好的宣传素材。我们要注重对其先进事例和典型经验的总结，在相关媒体上推出系列报道。要突出宣传这些单位通过档案工作促进各项业务工作和事业发展的成功案例，有代表性的档案利用效益事例，为推动档案工作增添正能量。三是要抓好档案展览展示工作。要充分利用国际档案日，地方重大节庆活动、“两会”等重要时间节点，立足自身档案资源优势。整合挖掘区域档案资源，策划一批档案主题展、专题展，既为党委、政府中心工作加油鼓劲，又展示档案文化的独特魅力，体现档案工作者服务大局的责任担当，不断提升档案工作的地位与作用。

 

 

 

强化措施  夯实基础

全面提升档案工作规范化建设管理水平

――秦安县推进档案规范化建设的经验

 

秦安县辖5镇12乡，428个村委会，6个社区，总面积1601平方公里，总人口62万人。全县有县级国家综合档案馆1个，专业城建档案馆1个，乡镇、机关事业单位档案室136个，有专兼职工作人员156人。截止2013年底，县乡两级馆室藏档案资料30.9万卷（册），其中县档案馆馆藏各类档案资料9.17万卷（册），最早的档案为清代康熙11年（1672年）的契约档案，也是全市馆藏档案最早的一件。

近年来，在省、市档案部门的关心支持和帮助指导下，在县委、县政府的正确领导下，秦安县始终把服务群众、服务民生作为档案工作的出发点和落脚点，通过进一步加强档案工作规范建设，夯实工作基础；树立典型，加强培训，提高业务工作水平；建立特色专业档案，开发档案资源，强化利用效果；创新工作方法，坚持依法治档，提高档案意识，推进档案工作在发展中服务，在服务中发展。以创建硬件设施优、规范化管理程度高、利用功能全、档案文化特色鲜明的高质量档案规范化管理省级单位赢得了县委、县政府领导的关注和支持，在省级规范化管理单位创建上一直处于县区领先地位。截止去年年底，共创建机关档案工作规范化管理省特级4个、省一级5个，占县区创建数的1／4；创建全省“千村百乡”示范工程示范乡镇1个、示范村12个。示范带动、典型引领效果显著，有力地提升了全县档案工作规范化管理的整体水平。2009年以来县档案局连续五年被市档案局考核为第一名，两次获得全省先进集体，三次被县委、县政府考核为先进单位。秦安县推动档案工作规范化建设的主要经验是：

一是领导重视。秦安县各级党政领导历来重视档案工作，特别是近年来，档案工作一直纳入全县的中长期规划，纳入全县综合目标管理责任书考核，在全县综合目标责任书考核中，由原来的10分增加到20分、垂管单位50分。县委、县政府将档案工作摆上议事日程，定期不定期研究和解决档案工作中存在的困难和问题。各部门、乡镇都成立了相应的档案管理机构，明确分管领导，配备专（兼）职档案工作人员，落实工作责任，在全县上下建立了“主要领导负总责，分管领导亲自抓”的档案工作机制，形成了“档案工作有人管，具体工作有人干，工作责任有人担”的良好工作格局。全县各机关单位每年确定一名领导亲自参与，集中时间，集中人力，普遍开展档案规范化整理。

二是经费保障。各部门各乡镇档案设备简陋，档案库房容量不足，档案经费投入较少等问题，一直是影响和制约秦安县档案事业发展的瓶颈。近年来，秦安县在财政十分紧张的情况下，不断加大档案事业费的投入力度。为县档案馆投资40多万元购置了23列230节密集架，为县档案局购置计算机12台、扫描仪1台、档案专用服务器1台，在档案馆内安装了专用监控设备一套，各部门、各乡镇也投入一定经费，添置档案设备及装具，不同程度地改善了档案管护和工作条件，开展档案工作规范化建设硬件设施有了保障。

三是严格标准。秦安县针对档案工作整体水平不平衡的问题，严格按照省、市文件精神，及时准确地学习和掌握有关档案规范性文件精神，积极开展档案业务知识培训，加强档案业务指导，在档案整理分类、收集、装订、编号、归档等环节，严格把关，确保案卷质量，受到省档案局分管领导的充分肯定。在档案管理工作中，我们始终坚持“高标准、严要求”，宁可过一点，不可缺一点。对新开展的每一项业务工作，都是先组织业务人员认真学习，掌握技术要领，熟悉操作规程，使指导人员指导有方，工作得心应手。

四是依法治档。多年来，秦安县将档案法制建设纳入全县普法的范围，每年通过开展形式多样的普法宣传活动，利用“6 •9”国际档案日等广泛深入地宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《甘肃省档案条例》以及三部局《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律、法规，进一步提高广大干部群众贯彻执行档案法律、法规的自觉性，提高全社会对档案工作的知晓度、支持度和参与度，营造有利于档案事业发展的良好氛围。同时，加大了档案行政执法检查工作力度，每年由县委督查室、政府法制办、县档案局抽调相关部门工作人员，组成档案行政执法检查工作组，对全县档案法制建设进行全面检查，制定执法检查通知书，将检查结果在全县范围内通报，责令存在问题的单位限期整改，并对整改情况跟踪检查。

 

 

加强档案管理   服务经济发展

――秦安县王尹乡创建档案规范化管理省特级单位的经验

 

王尹乡档案室于2012年3月创建为甘肃省档案工作规范化管理省一级档案室，2014年2月创建为甘肃省档案工作规范化管理省特级单位。档案室现存档案1003盒，其中文书档案389盒4256件，双联档案59盒104件，会计档案16盒，税费改革档案51盒46件，退耕还林档案69盒，党的先进性教育档案42盒168件，林权改革档案176盒，声像档案110盒（照片23盒），户籍档案40盒，职能转变档案10盒23件，人口普查档案12盒，地籍档案29盒，荣誉实物档案62件。档案室所存档案门类齐全、整理规范、管理科学。所有门类的档案均按标准进行了规范整理，编制了案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、全宗介绍等档案检索工具，并积极开发利用现存档案信息资源，编制了《秦安县王尹乡概述》、《王尹乡群团工作简介》、《王尹乡大事记》《王尹手工艺术简介》等十种编研成果，取得了良好的经济效益和社会效益。王尹乡创建档案规范化管理省特级档案室的主要经验是：

一、狠抓三个环节。一是抓舆论宣传。为确保乡档案工作的顺利开展，多形式多渠道开展档案宣传。一方面利用乡村两级干部会加强档案法律、法规宣传，增强乡村干部的档案意识，奠定档案工作的思想基础；另一方面，用近年来借助档案解决民事纠纷的典型事例宣传档案的作用价值，通过宣传达到“利用一例、宣传一片”的效果。二是抓部门支持。在每次档案整理中，通过邀请县档案局专业人员指导帮助档案整理工作，为档案工作的规范运作提供了有力的保证。三是抓档案人员培训。从提高档案人员综合素质入手，采取“请进来”和“走出去”方式，加大档案人员的培训力度，不断提高档案管理人员的业务水平，夯实档案工作业务基础，做到档案工作标准、方法、要求的三统一。

二、强化三个到位。一是领导职责明确到位。为了加强对档案工作的领导，成立了由乡党委书记任组长，人大主席任副组长的档案工作领导小组，明确了档案工作的目标任务。二是设施布置到位。根据档案管理的实际需要和达标升级要求，设置了查档室、展览室、档案室。档案室配有专兼职档案员3名，现有库房面积46平方米，五节铁皮柜10组，配备铁门、铁窗、铁皮柜、灭火器、吸尘器、温湿度计及防磁柜等档案保管保护设施。查档室配有计算机、复印机、高速扫描仪等硬件设施。展览室摆放了荣誉证书和锦匾，全乡各项工作的展板，内容比较形象直观。三是工作目标量化到位。为了按时完成工作任务，将档案工作目标任务量化到各办所工作职责范围，并细化到具体人员。

    三、实现三个目标。一是力求收集齐全。在业务建设中，制定了《文件材料归档范围》、《文书档案保管期限一览表》，把各职能办所形成的各种记录和反映本单位活动的档案资料都集中到档案室或档案员手中，保证文件材料归档率达到100%以上，做到应归尽归，应收尽收。二是力求整理规范。在文件材料归档整理中，我们按照《档案分类方案》、《保管期限表》将各站所按实际形成的资料严格按规范进行分类、编号、装订、编目，做到排列有序，确保案卷质量。三是力求管理有序。为充分发挥档案信息资源的重要作用，我们在配备必要的档案保管保护设施的同时，健全完善了《档案管理人员岗位职责》、《档案安全保管制度》、《档案安全保密制度》、《档案鉴定销毁制度》等一系列档案管理制度，促使档案综合管理有章可循。

                               （业务指导科  供稿）