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局馆动态

档案查阅数量及需求方向的调研分析

发布日期:2024-01-30 14:43    作者:卢芳

 

编者按:为深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的二十大精神,总结和检验主题教育开展以来的学习调研成果,2023年12月27日,天水市档案馆召开主题教育调研成果交流会,各科室结合自身工作实际,聚焦主责主业,围绕“天水市红色档案资源保管利用”“档案查阅数量及需求方向”“市直立档单位未进馆档案现状”等调研课题进行了汇报交流,提出了具有较强针对性、建设性的意见建议。


市档案馆班子成员能够坚持贯彻“学思想、强党性、重实践、建新功”总要求,调研课题选得准,能聚焦档案工作职能、围绕中心工作、立足破解难题开展精准调研,深入市直相关部门和县区,掌握了大量第一手资料,实现了带着问题下去,带着成果回来的目的。为做好此次研讨交流的“后半篇文章”,把经过充分论证、比较成熟的调研成果及时转化为推动天水档案事业高质量发展的举措和思路,营造团结奋进、昂扬向上、真抓实干的良好氛围,即日起,天水市档案馆微信公众号推出“主题教育调研成果”研讨交流系列报道,希望对大家有所裨益。


档案利用服务是社会公共服务的重要组成部分,群众查档需求是开展档案服务工作的出发点和落脚点,同时也是引导档案开发利用工作的方向标为了使我们的档案查阅服务更加贴合群众的档案利用需求,进一步提高档案工作科学化管理利用水平,我们对2018年以来我馆提供查档服务的基本情况、需求方向、存在的问题进行了深入细致的统计、研究和分析,并从档案的整理、接收、数字化等方面提出了努力方向,以期为促进我馆档案工作提质增效、科学化发展提供思路借鉴。

一、档案查阅基本数据统计

(一)查阅窗口查阅情况

2018至2023年上半年以来,我馆共接待查阅12093人次,提供档案59258卷,33604件。(详见下表)

年度

人次

2018年

1902

10665

13829

2019年

2133

9313

4065

2020年

2383

10458

4680

2021年

2245

11758

4516

2022年

2266

11730

4386

2023年上半年

1164

5334

2128

合计

12093

59258

33604

(二)全国档案查询利用服务平台查阅情况

全国档案查询利用服务平台2022年6月6日开始筹备, 7月6日正式上线,7月8日有公众开始留言。自上线以来,共有122条查档反馈、24条咨询答复。

二、档案需求方向分析

(一)从查档人次来看

5年多的总查档12093人次里,仅民生查考类的6248人次,就占查阅总人次的51.67%,其余类别占比详见下表。

类别

合计

民生查考

编史修志

宣传教育

学术研究

资料

经济建设

人次

12093

6248

1822

1739

1141

573

570

占比

100%

51.67%

15.07%

14.38%

9.44%

4.74%

4.71%

(二)从查档数量来看

5年多的总调档数量中,卷件总计为92862卷(件),其中民生类查考类调卷为38597卷(件),占总调卷的41.56%,占比最大,其余类别占比详见下表

类别

合计

民生查考

编史修志

学术研究

宣传教育

经济建设

资料

59258

31508

12948

8750

3500

1800

752

33604

7089

22574

1669

1391

881

0

小计

92862

38597

35522

10419

4891

2681

752

占比

100%

41.56%

38.25%

11.22%

5.27%

2.89%

0.81%

(三)从查档内容来看

日常查阅需求最多的主要是民生方面的查询。如:《天水市劳动合同制工人审查登记表》、退役军人安置文件、报到证、干部介绍信存根、职级晋升及转正定级文件等,用于办理退休、认定年龄及工龄、工资晋升、职级并行等用途,与每一位查阅者的切身利益息息相关。其次是编史修志类,学术研究及宣传教育类等。

三、查档过程中存在的问题

(一)馆藏档案内容和结构与查档需求不匹配

从查档人次、调档数量和查阅内容分析来看,民生类档案需求量最大,也是查档服务的重中之重,但我们的馆藏档案以单位文书档案为主。如:有部分群众查询不到本人《天水市劳动合同制工人审查登记表》部分退役军人查询其安置文件也查询不到,特别是1985年以前涉及到退役军人的复原安置文件,仅仅只有民政局全宗下的一小部分,很多1985年以前安置的退役军人查不到关于自己的安置文件或接收函。

(二)机查率

目前我馆数字化率虽已完成90%,但原文挂接率不足40%,因此在计算机查阅过程中有很大一部分检索不出结果,即使检索出题名,由于未挂接的原因,工作人员仍然得进入库房调阅原始文件,数字化利用率并不高。

立档单位档案移交进度缓慢

因档案馆管库面积已接近饱和,导致部分行政事业单位档案不能及时进馆。

四、今后档案工作应着力的环节和重点

(一)在档案收集、整理环节树立“以人为本”的理念

从目前的查阅需求来看,前来查阅的人群多数查询的是个人的档案资料,因此,在档案整理过程中,要树立以人为本的理念,对于涉及个人的档案要提高重视程度,在较为准确地判断档案价值时,尽量多留存涉及个人的档案。如:由于年代久远,当时的存档方式,以及立档单位档案整理人员专业素养层次不齐,对档案归档范围的判断、价值鉴定、整理手法等主客观原因,造成整理档案时更加注重单位集体档案的部分,而与个人有关的文件出现未整理入卷、遗漏的现象,因此,就导致有部分群众在查阅档案时找不到自己所需要的文件资料。

(二)在档案接收征集环节以民生领域为优先方向

从前述档案需求方向分析来看,民生领域的档案是群众需求量最大的,今后要注重优化馆藏结构,不断拓展档案资源接收范围,特别是要加强关系民生行业档案的接收征集力度,拓宽接收征集广度。如:自从全国档案查询利用服务平台上线以来,虽然我馆可以及时回复所有查阅者的留言,但截至目前,我馆现保存的档案大部分为市直机关文书档案,因此涉及个人档案、大学生学籍档案以及婚姻档案的查阅需求我馆仍无法满足。

(三)在档案数字化环节以完整、准确挂接为目标宗旨

档案数字化是数字档案建设的基础工作,它能够提高查阅效率,增强档案业务部门的服务水平,保护原始档案,因此在数字化环节,要完整准确的录入相关条目,使其在机查过程中,输入关键字就能够准确检索。如:在现有数字化的条目中,特别是2000年以前的卷内目录,条目内容只涉及整本卷宗的大概内容,所以计算机检索时无法找到所需查找的具体文件,只能通过调取原卷,手工翻阅,逐页查找,以《天水市劳动合同制工人审查登记表》为例,所有涉及到的卷宗均为某年或者某企业《天水市劳动合同制工人审查登记表》,因此在检索时,查阅者只能通过手工逐页翻找自己的登记表。还有部分条目录入错位,能够检索出结果但对应库房实体文件却存在前后文件编号错位的现象,甚至存在有条目无文件的现象。

(四)在提供档案查阅服务环节以提高工作人员业务能力和服务水平为本

一是工作人员要尽量熟悉馆藏档案数量、结构、内容及分布情况,能够根据查阅者提供的线索,准确、快速地找到查阅方向。

二是要根据档案用户需求现状及需求特点及时对我馆档案接收征集领域及方向提出意见建议,使档案部门能真正以查档需求为牵引来开发馆藏档案资源,不断优化馆藏档案结构,丰富馆藏档案内容,有针对性地提供档案利用,最大限度地体现档案价值,为群众提供更加满意的服务。


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