为了准确、规范的移交档案电子目录进馆，建立全市统一的档案信息计算机检索和管理体系，实现档案信息资源共享，参照国家和省档案局有关标准，结合我市档案工作实际，制定本标准。

一、适用范围

（一）本标准规定了向天水市档案馆移交进馆档案的电子目录数据库结构与交换格式、著录要求与数据交换格式、目录数据组织与交换要求等内容。

（二）本标准适用于天水市机关、企事业单位文书档案目录数据库结构及其目录数据库的移交。

（三）在珠海泰坦超越2000文件档案资料综合管理系统中移交出来，向市档案馆移交进馆的档案电子目录。

二、立卷改革前归档的案卷目录数据库著录要求

全宗号：是档案馆在管理档案过程中，赋予每一个全宗的代码。全宗号用三位阿拉伯数字标识。不足三位的用“0”补齐，如全宗号为2著录为“002”。

目录号：是全宗内案卷目录的顺序号。目录号以三位阿拉伯数字标识，不足三位以“0”补齐。如3号目录著录为“003”。

案卷号：用四位阿拉伯数字标识，不足四位以“0”补齐。按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号，也不应有重复号。如3号卷著录为“0003”。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。如“0003（2）”表示0003号卷的第二卷。

案卷题名：又称案卷标题，是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录。

编制单位：又称责任者，案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。如“中国共产党天水市委员会”。单位必须著录全称或不发生误解的通用简称。

示例：“中国共产党天水市委员会”可著录为“中共天水委”。

案卷时间：指案卷卷内文件起止日期，分为起时间和止时间两项。时间项著录到月或日为止。时间项用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。示例：“19810800”表示1981年8月；“19810823”表示1981年8月23日。文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。例如50年代的，起始时间著录为“19500100”；终止时间著录为“19591200”。起止时间中间用“~”连接，如：“19810801~19820530”表示1981年8月1日到1982年5月30日。

保管期限：对档案划定的存留年限。一般由立卷人填写。以“卷”为单位的保管期限为永久、长期、短期；以“件”为单位的保管期限为永久、长期、短期或永久、30年、10年。

页数：案卷内档案页数，用阿拉伯数字标识。

分类号：分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多少分类号之间用“；”间隔。

主题词：本项目一般著录主题词，也可著录关键词。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“；”间隔。

载体类型：档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案不予著录，非纸质文件的载体类型必须著录。

载体形态：载体具体的规格和格式。纸张大小（A4、B5等）；光盘格式(VCD、DVD等)；电子格式（TXT文件、BMP文件、JPG文件、PDF文件等。）

密级：密级是文件保密程度的等级。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。

三、立卷改革前归档的文件级目录数据库著录要求

全宗号、目录号、案卷号、保管期限、分类号、主题词、载体类型、载体形态、密级著录格式与案卷级目录著格式与要求一致。

顺序号：卷内文件的排列顺序号。同一案卷内文件的顺序号位数必须统一（一般为四位数）。例如：（0001、0002、0003...）。

页号：指案卷内文件每页（张）的顺序。而案卷内文件的最后一份文件的格式如：56至78页的，其输入格式为：56~78。页号之间用“~”隔开。

责任者：也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。多个责任者的最多著录3个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，第一个责任者之前加“/”号，责任者之间以“；”号相隔。具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“（）”号中，责任者之间以“，”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“（）”中，职责或身份之间以“，”相隔。

示例1：/甘肃省发展和改革委员会；甘肃省档案局

示例2：/徐昌霖(编剧，导演)；舒适，项堃，上官云珠(主演) 陈歌辛(作曲)

机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。示例：“中国共产党甘肃省委员会”可著录为“中共甘肃省委” ，不应简称为“省委”。“甘肃省交通运输厅”可著录为“ 甘肃省交通厅”，不应简称为“省交通厅”。

少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。

文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“( )”号。示例：茅盾(沈雁冰)。

未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[ ]”号；考证无结果时，以三个“□”代之。

文件责任者不完整时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后，并加“[ ]”号。示例：周[周恩来]。

文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[ ]”号。示例：王国央[王国英]。

考证出的责任者根据不足时，在其后加“？”，一并著录于“[ ]”号。示例： [张治中？]

文件编号：文件编号即文号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，只著录一个文件编号，有立档单位的文件编号必须著录，否则著录主办单位的文件编号。文件编号的年度括号原文可能采用各种符号，年度可能采用4位数或2位数，括号一律用“[ ]”著录，年度一律采用4位数。

文件题名：文件文首的题名。必要时副题名原文可照录于文件题名后。没有题名，依据其内容拟写题名并加“[ ]”号。题名太长或不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者。在字段长度内尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“[ ]”。示例：关于×××[×××、×××]等3位同志职务的任免通知。文件题名中出现日期时，以阿拉伯数字格式为标准：一九五六年五月表示为“1956年5月”。

成文时间：文件落款的时间。成文时间一律用8位阿拉伯数字表示。第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，不够位数添“0”。如“20010824”表示2001年8月24日。文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录，月日缺少或不清部分以“0”补之；年缺少或不清，应考证出年份。考证不出年份，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月日用“0”表示。如五十年代的文件，著录为“19500000”。

密级：本份文件的保密程度。《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）将文献保密等级划分为五个等级:公开、限制、秘密、机密、绝密。

备注：著录文件中需要注释或补充的内容。

人名：指文件内容涉及到的有关人物名。多个人名之间必须用“；”号隔开,不能使用空格，标准格式“XXX；XX；XX”。

电子文件：存放字符型或图片型的文件全文信息，以便进行全文信息浏览。全文信息的获取可以从机读文件中得到，或对纸质文件进行扫描后挂接至此项目。

四、立卷改革后归档的档案目录数据库即归档文件目录数据库著录要求

全宗号、分类号、载体类型、载体形态、主题词、与案卷级目录要求一致。

责任者、文件编号、文件题名、文件时间、密级、备注、人名、电子文件与文件级目录要求一致。

归档年度：按照DA/T 22-2015《归档文件整理规则》整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。示例：“2002”表示2002年。

机构或问题：归档文件分类方案类目的名称或规范化简称，机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。2000年及以后形成的文书类档案，采取年度、机构（问题）、保管期限分类方案的，该著录项必选。

盒号：按照档案盒上架排列后的顺序流水编制。

件号：是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足位用“0”补足，如“0018”。

保管期限：与档案整理时归档章保管期限内容一致。以“卷”为单位的保管期限为永久、长期、短期；以“件”为单位的保管期限为永久、长期、短期或永久、30年、10年。

页数：本份纸质文件的页数，有图文的页面算一页。

五、移交进馆目录数据组织与交换要求

（一）移交进馆目录数据采用从泰坦软件中移交出来的TXT类型文件格式。

（二）涉及的各种符号，如“/”、“-”、“*”、“[ ]”、“（）”、“；”等等，在计算机录入时，一律用“半角”录入。

（三）经过加密处理的目录数据库移交文件必须解密后移交，保证可读性。

（四）目录移交介质采用档案级光盘（蓝光光盘）或移动硬盘。网上传递仅限于电子政务内网（涉密）和电子政务外网（非涉密）。

（五）机读目录移交文件应经过材质、内容、病毒等检测，材质符合要求，内容完整且不带病毒才能移交。

本标准自2021年3月1日起试行。