为了进一步加强档案信息化工作，加快全市档案信息数据库建设步伐，促进市直机关及企事业单位档案数字化扫描工作，规范纸质档案数字化扫描图像进馆，根据国家、省上和我市档案工作规范，结合我市档案全文扫描进馆实际，特制定《天水市档案馆档案全文扫描图像进馆标准（试行）》。

一、适用范围

（一）向市档案馆移交档案的市直机关、企事业单位纸质档案全文扫描图像。

（二）市直机关、企事业单位对纸质档案的全文扫描的基本原则、基本环节及数字化成果的管理。

二、基本原则

（一）档案数字化的基本原则。使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

（二）数字化对象的确定原则。应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

（三）符合国家法律法规的原则。纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

（四）属于归档范围且应永久或长期保存的档案可列入数字化加工的范围。

三、基本环节及过程管理

档案全文扫描的基本环节主要包括：档案整理、目录建库(按《天水市档案馆档案电子目录进馆标准（试行）》)、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据备份、成果管理等。

（一）档案整理

在扫描之前，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

1、编页。应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页。应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

2、编页位置。应在统一位置用铅笔（建议用2B铅笔）编写页号，编页不应压盖档案内容，页面底端已有页号时，应将原页号用铅笔划去以示区分。

3、编页方法。使用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页号，属于同一案卷或文件下的档案，要保证页号编写的连续性。

4、拆除装订物。应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。有影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。除装订物应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

5、页面修整。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先由专业技术人员进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或烫平等）后再进行扫描。

（二）档案扫描

1、根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面分幅扫描后的进行图像拼接方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

2、纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率；不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或照相机拍摄方式。

3、扫描色彩模式

（1）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，可采用灰度模式扫描，档案中的蓝图等特殊档案也采用灰度或彩色模式扫描；页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。

（2）页面中有红头、印章或插有照片、彩色照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，宜采用彩色模式进行扫描。

（3）同一文件对应的档案页面，宜采用同一种色彩模式。

4、扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应选择不小于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率，建议扫描分辨率不小于300dpi；需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于300dpi；需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于300dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600dpi。

（三）图像处理

1、纠偏。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2、去污。对图像中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

3、图像拼接。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

4、裁边处理。去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量。 如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

（四）图像存储

1、存储格式。纸质档案数字图像长期保存格式为JPEG通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。同一批档案应采用相同的存储格式。

2、图像文件的命名：卷内文件级档案图像文件的命名：采用文件夹树的命名方式，各文件夹名字长度为：全宗号3位；目录号3位；案卷号4位；份文件夹名4位（或由扫描仪自动产生的8位也可以）；扫描的每页档案文件名4位（或由扫描仪自动产生的8位也可以）；不足以上位数的以“0”左补齐。

归档文件级档案图像文件的命名：采用文件夹树的命名方式，各文件夹名字长度为：全宗号3位；归档年度4位；保管期限4位（四个字符）；件文件夹名4位（或由扫描仪自动产生的8位也可以）；扫描的每页档案文件名4位（或由扫描仪自动产生的8位也可以）；不足以上位数的以“0”左补齐。

（五）数据汇总挂接

1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接。

2、检查挂接数据挂接后，以文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查，核对图像文件的命名格式是否符合要求，发现错误及时修正。

（六）数据备份

经验收合格的完整数据应及时进行备份，同时为保证数据安全，备份载体的选择应采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并异地异质保存。备份介质若为一次性写入光盘,则至少备份3套。

（七）数据管理

1、加强对纸质档案数字化成果的管理，制定相应的管理制度，对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。

2、数据光盘保管环境温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。防止数据光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射，远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。

3、备份数据光盘或移动硬盘等介质每年进行一次有效性、安全性检查，每5年重新刻录、备份数据一次。

4、如原数据运行的软、硬件平台发生改变，应及时对数据进行转换，并做好备份。

本标准自2021年3月1日起试行。